KVKK Aydınlatma Metni

Türkiye Radyo Amatörleri Cemiyeti Bursa Şubesi kişisel verilerinizin hukuka uygun olarak toplanması, saklanması ve paylaşılmasını sağlamak ve gizliliğinizi korumak amacıyla mümkün olan en üst seviyede güvenlik tedbirlerini almaktadır. Amacımız; 6698 sayılı "Kişisel Verilerin Korunması Kanunu"nun 10. maddesi gereğince, toplanan kişisel verileriniz, kişisel verilerinizin işlenme amaçları, kimlere ve hangi amaçla aktarılacağı, toplanma yöntemleri, hukuki nedenleri ve haklarınız konularında sizi en şeffaf şekilde bilgilendirmektir.

a) Veri Sorumlusu

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") uyarınca, kişisel verileriniz; veri sorumlusu olarak Türkiye Radyo Amatörleri Cemiyeti Bursa Şubesi ("Şube" veya "Dernek Şubesi") tarafından aşağıda açıklanan kapsamda toplanmakta ve işlenmektedir.

b) Toplanan Kişisel Verileriniz

Şube ile olan üyelik ilişkisine dayalı olarak, ilgili mevzuat ve dernek tüzüğü kapsamında aşağıda sayılı kişisel verilerinizi işlemekteyiz:

• Kimlik Bilgileri: Adı ve soyadı, TCKN, doğum yılı, çağrı işareti.
• İletişim Bilgileri: Cep telefonu numarası, e-posta adresi.
• İşyeri Bilgileri: Dernek üyeliği kapsamında doldurmuş olduğunuz başvuru formu bünyesinde zorunlu olmamakla birlikte isteğe bağlı olarak ilettiğiniz çalıştığınız kurum ve pozisyon bilgileri.
• Eğitim Bilgileri: Dernek üyeliği kapsamında doldurmuş olduğunuz başvuru formu bünyesinde zorunlu olmamakla birlikte isteğe bağlı olarak ilettiğiniz mezun olduğunuz/halen okuduğunuz okul ve bölüm bilgileri.

Metin içerisinde yukarıda sayılı veriler gerçek kişi üyelerimize ve tüzel kişi üyelerimizin gerçek kişi temsilcilerine ait olduğu ölçüde KVKK kapsamında kişisel veri teşkil edecek olup, bu bilgiler bu metin içerisinde birlikte "Kişisel Veri" olarak anılacaktır.

c) Kişisel Verilerin Hangi Amaçla İşleneceği

Kişisel verileriniz aşağıda belirtilen amaçlar doğrultusunda işlenmektedir:

• Dernek tüzüğünde belirtilen amaçlar ve çalışma konuları doğrultusunda şube faaliyetlerinin yürütülmesi,
• Şubenin genel kurul toplantıları, çalışma grubu toplantıları, komisyon toplantıları, zirveler, gündem toplantıları, eğitimler, tatbikatlar ve diğer üye toplantıları gibi dernek üyeleri veya temsilcilerine yönelik etkinliklerin ve ilgili süreçlerin organizasyonu, yönetilmesi ve yürütülmesi,
• Şube ile üyeler arasında üyelik hakları ve yükümlülüklerine ilişkin konularda iletişimin sağlanması ve ilgili hak ve yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
• Şubenin ve faaliyetlerinin tanıtımı ile gerçekleştirilen etkinlikler hakkında bilgi verilmesi,
• Şubenin faaliyet ve hizmetlerinin belirlenmesi, uygulanması ve hizmet politikalarının yürütülmesi,
• Şube içi iletişim ve iş birliğinin güçlendirilmesi,
• Şube içi raporlama faaliyetlerinin icrası,
• Şube faaliyetleri kapsamında üyelerin bilgilendirilmesi,
• Şubeye ait veya şubenin kullanımına tahsis edilmiş tüm mekânların, telsiz istasyonlarının ve tesislerin güvenlik ve denetiminin yürütülmesinin temini,
• İdari kurum ve kuruluşların ve mahkemelerin talebi üzerine gerekli bilgi ve belgelerin bu kurum, kuruluş veya mahkemelere sunulması,
• Mevzuat kapsamında şube tarafından tutulması öngörülen defter ve kayıtların tutulması, raporlanması, bilgilendirme yükümlülüklerine uyulması, sözleşmelerin gerekliliklerinin yerine getirilmesi,
• 5223 sayılı Dernekler Kanunu, Dernekler Yönetmeliği ve diğer sair mevzuat hükümleri uyarınca yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
• Üyeler ile ilgili hukuki süreçlerin yürütülmesi,
• Bilgi işlem gereksinimleri, sistemsel yapısı, alınan bilgi işlem destek hizmetlerinin gerekliliği, veri kayıplarının önlenebilmesi için kopyalanması/yedekleme yapılması,
• Üye memnuniyetinin ölçümlenmesi ve artırılması, şikâyet yönetimi, yeni projeler ve etkinlikler ile ilgili görüş ve önerilerinizi almak, sorun-hata bildirimlerinizi almak, projeler ve etkinliklere, şikâyet ve taleplerinize yönelik tarafınıza bilgi verilmesi.

ç) İşlenen Kişisel Verilerin Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği

Şube, kişisel verilerinizi aşağıda belirtildiği şekil ve durumlarda, KVKK tarafından öngörülen temel ilkelere ve şartlara uygun olarak aktarabilecektir:

• Dernek üyeliği kapsamında 5223 sayılı Dernekler Kanunu ve Dernekler Yönetmeliği de dahil olmak üzere kişisel verilerin işlendiği süre boyunca yürürlükte olan herhangi bir mevzuat kapsamında öngörülmesi veya mevzuat kapsamında öngörülen bir yükümlülüğün yerine getirilebilmesi için bu verilerin paylaşılmasının da gerekli olması durumunda kişisel verileriniz şubenin ilgili kanuni veya hukuki yükümlülüklerini yerine getirebilmesi için ve bununla sınırlı olarak ilgili kurum ve kuruluşlar ile paylaşılacaktır.
• Dernek üyeliği veya tüzel kişi üyenin gerçek kişi temsilciliğine ek olarak şube organlarında görev almanız durumunda kimlik bilgileriniz, iletişim bilgileriniz ve meslek bilginiz Dernekler Kanunu ve ikincil mevzuattaki çeşitli yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi amacıyla, veri sorumlusu olan şubenin kanuni ve hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması hukuki sebepleriyle Sivil Toplumla İlişkiler İl Müdürlüğü, mülki idare amirlikleri ve ilgili diğer kamu kurum ve kuruluşları ile paylaşılacaktır.
• Şube toplu elektronik posta veya SMS gönderimine ilişkin olarak üçüncü kişilerden hizmet alabilecek olup, şube üyeliği kapsamında tarafınıza şubenin faaliyetleri ve gerçekleştirilen etkinlikler hakkında bilgi verecek bildirimlerin gönderilebilmesi için e-posta adresleriniz veya telefon numaralarınız, gönderimin yapılacağı dönemde hizmet alınan ajans/aracı kurum ile temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla, şubenin meşru menfaati kapsamında paylaşılacaktır.
• Şube bünyesinde düzenlenen genel kurul toplantıları, eğitimler, afet haberleşmesi tatbikatları ve diğer üye toplantıları gibi çeşitli faaliyet ve hizmetlerin sağlanması amacıyla dönem dönem şube dışı organizasyon firmaları veya destekleyici kuruluşlar ile çalışılabilecek olup, etkinliklerin organizasyonunu sağlamak amacıyla söz konusu etkinliğe katılacak kişilerin isim ve soy isim bilgileri, ilgili organizasyon tarafları ile temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla şubenin meşru menfaati kapsamında paylaşılacaktır.
• Üyelerimizin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, şubenin meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması hukuki sebebine dayalı olarak, şube bünyesinde bilgi teknolojileri altyapısının, web sitesinin ve sunucuların işletilmesi amacıyla teknik destek sağlayan firmalar, bu programlar ve sunucular altında olan verilere dolaylı olarak erişebilmektedir. Ancak bu firmalar tarafından verilerin kendi sistemlerine aktarılması, işlenmesi veya saklanması söz konusu olmamaktadır.
• Üyenin hak veya yükümlülükleri ya da şube nezdindeki üyelik ile ilgili herhangi bir uyuşmazlık olması halinde, ilgili uyuşmazlık ile ilgili olduğu ölçüde ve sınırlı olarak kişisel verileriniz şubenin avukatları, danışmanları ve ilgili yargı makamları ve icra mercileri ile veri sorumlusu şubenin haklarının tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması kapsamında paylaşılabilecektir.
• Şubenin yukarıda belirtilen veri işleme amaçları ve dernek tüzüğü kapsamındaki faaliyetlerini yerine getirebilmesi için gerekli olması durumunda, yalnızca bunlarla sınırlı olarak, şubenin hizmet, destek ve danışmanlık aldığı mali müşavir, denetçi gibi yurtiçinde yerleşik üçüncü kişiler ile şubenin haklarının tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması ve temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla şubenin meşru menfaati kapsamında paylaşılabilecektir.

d) Kişisel Veri Toplamanın Yöntemi ve Hukuki Sebebi

Kişisel verileriniz, bursatrac.org internet adresinde de yer alan veya şubeye üyelik başvurusu esnasında fiziki olarak doldurulan başvuru formu ve dernek tüzüğü kapsamında şubeye üyelik ile ilgili fiziki olarak sunulan veya elektronik ortamda aktarılan belgeler aracılığıyla, ayrıca şube yönetimi ve yetkilileri ile yapılan çeşitli iletişimler kapsamında (telefon veya e-posta) verilen bilgiler aracılığıyla sözlü, yazılı veya elektronik ortamda toplanmakta ve işlenmektedir.

Bu kapsamda kişisel verileriniz;

• Şube faaliyetlerinin yürütülmesi, organizasyonların yönetilmesi, üyelik hak ve yükümlülüklerinin yerine getirilmesi, defter ve kayıtların tutulması gibi amaçlarla KVKK'nın 5/2(ç) maddesi gereği veri sorumlusu olan şubenin hukuki yükümlülüklerini yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
• Üyeler ile iletişim kurulabilmesi, şubenin tanıtımı, duyuruların yapılması, tesislerin ve istasyonların güvenliğinin sağlanması, veri kayıplarının önlenmesi amacıyla yedekleme yapılması gibi durumlar için KVKK'nın 5/2(f) maddesi gereği üyelerimizin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, şubenin meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması,
• Üyeler ile ilgili olası hukuki süreçlerin yürütülmesi amacıyla KVKK'nın 5/2(e) maddesi gereği bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması hukuki sebepleri kapsamında işlenmektedir.

Şubemiz, kişisel verilerinizin işlenmesinde başta Türkiye Cumhuriyeti Anayasası, ülkemizin taraf olduğu uluslararası sözleşmeler, KVKK, ikincil mevzuat ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından yayınlanan rehberler ve ilke kararları başta olmak üzere ilgili tüm mevzuata uygun davranmaktadır.

e) Kişisel Veri Sahibinin 6698 Sayılı Kanun'un 11. Maddesinde Sayılan Hakları

KVKK kapsamında ilgili kişi olarak, yürürlükte bulunan mevzuat çerçevesinde şu haklara sahipsiniz:

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• KVKK mevzuatında öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde bu zararın giderilmesini talep etme.

f) Haklarınız Kapsamında Şubeye Başvuru Yolları

Yukarıda belirtilen haklarınızı kullanma ile ilgili talebinizi, KVKK ve Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ gereğince Türkçe, yazılı ve ıslak imzalı olarak veya güvenli elektronik imza, mobil imza ya da şubemize daha önce bildirilen ve sistemimizde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle iletebilirsiniz.

Başvurularda sadece başvuru sahibi kişi hakkında bilgi verilecek olup, üçüncü şahıslar hakkında bilgi alınması mümkün olmayacaktır. Şubemizin cevap vermeden önce kimliğinizi doğrulama hakkı saklıdır.

Başvurunuzda;

• Adınızın, soyadınızın ve başvuru yazılı ise imzanızın,
• Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numaranızın, yabancı iseniz uyruğunuzun, pasaport numaranızın veya varsa kimlik numaranızın,
• Tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresinizin,
• Bildirime esas e-posta adresinizin, telefon ve faks numaranızın,
• Talep konunuzun bulunması zorunlu olup, varsa konuya ilişkin bilgi ve belgelerin de başvuruya eklenmesi gerekmektedir.

Yazılı Başvurular İçin Adres: Fethiye Mah. Duyum Sok. Afet İşleri Müdürlüğü Nilüfer/BURSA (Gerekli belgeleri ekleyerek elden teslim edebilir veya kargo/posta yoluyla ulaştırabilirsiniz.)

Elektronik Başvurular İçin İletişim Kanalları:

• E-posta: bilgi@bursatrac.org
• Telefon: 0224 334 11 25

Talebinizin niteliğine göre kimlik tespitine olanak sağlayacak bilgi ve belgelerin eksiksiz ve doğru olarak tarafımıza sunulması gerekmektedir. İstenilen bilgilerin gereği gibi sağlanmaması durumunda, şube tarafından yapılacak araştırmaların tam ve nitelikli şekilde yürütülmesinde aksaklıklar yaşanabileceğinden, şubemiz kanuni haklarını saklı tuttuğunu beyan eder.